Требования к текстам документов

6. Использовать в распорядительных документах языковые конструкции повелительного (императивного) характера; применять устойчивые словесные формулы, например: приказываю (в приказе), предлагаю (в указании), решил (в решении).

В постановлениях (решениях) коллегиальных органов рекомендуется использовать форму изложения от третьего лица единственного числа, например: коллегия постановляет.

В других видах организационно-распорядительных документов используется следующая форма изложения:

от первого лица единственного числа: считаю необходимым, прошу выделить;

от первого лица множественного числа: просим направить, направляем на рассмотрение;

от третьего лица единственного числа: министерство не возражает, училище считает необходимым и др.

Текст документа, представленный в виде таблицы, должен быть построен в соответствии с ГОСТ 1.5 - 68. Таблицы могут быть расположены в тексте документа или приложениях. Все таблицы следует пронумеровать арабскими цифрами. Нумерация таблиц текста документа и приложений может быть сквозной или самостоятельной. Если в документе приведена одна таблица, то её не нумеруют и слово "таблица" не пишут.

Текстовая часть документа может быть представлена также в виде анкеты или трафарета.

В виде анкеты представляют текст, который содержит словесную или цифровую характеристику одного объекта по ряду признаков. Постоянной информацией в анкете является перечень признаков, расположенных в определённой последовательности, а переменной - их конкретная характеристика.

Трафарет содержит информацию в виде предложений или частей текста, частей предложений и пробелы, при заполнении которых образуется связной текст документа. Трафаретные тексты фиксируются, как правило, непосредственно на бланках.

Стиль и язык служебных документов должны отвечать таким принципам, как:

1. Соблюдение требований официально-делового стиля и норм современного русского языка.

2. Использование слов, закрепленных практикой документирования управленческой деятельности (на ваш номер, должным образом, указанные факты и т.д.).

3. Широкое применение терминов юридического и бухгалтерского характера, слов-профессионализмов (исковое заявление, претензия, дебет, кредит, недопоставка и т.д.).

4. Применение именных предлогов (в свете решений, в связи с необходимостью, в порядке оказания помощи).

5. Унификация и стандартизация деловой речи в часто повторяющихся документов. Типовые тексты составляют при помощи выработанных практикой словесных штампов, трафаретов (просим возместить ущерб, на основании договора поставки, вынуждены обратиться в прокуратуру). Использование трафаретных текстов значительно ускоряет составление документов и повышает их грамотность.

6. Тенденция сокращения текстов путём замены сложных предложений простыми, ликвидации причастных и деепричастных оборотов, употребления сокращений (аббревиатур), терминов стандартизированных оборотов. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются быстрее в 8-10 раз.

Работникам управленческого аппарата необходимо уметь правильно выражать свои мысли и составлять текст документов с учётом всех требований. Для этого нужно много читать, пользоваться словарями, справочниками, пособиями по грамматике, обогащать свой словарный запас, владеть профессиональной терминологией.

В текстах документов не следует употреблять таких слов и словосочетаний, как безотлагательно (немедленно); благоволите сообщить (сообщите); в моей просьбе прошу не отказать, в ожидании вашего ответа, всемерное содействие (помощь); воспрещается (запрещается); в целях (для, с целью); для сведения и руководства (для руководства, для сведения); досконально (точно); ежели (если); изрядно (сильно); ибо (потому что, так как); на обороте сего (на обороте); на предмет (для); не откажите сообщить (сообщите); прошение (заявление); покамест (пока); по принадлежности (по назначению); свободная вакансия (вакансия); представляем при сем (направляем, прилагаем); с подлинным верно (верно, копия); считаем возможным ходатайствовать (просим); таковой (такой); ходатайство (просьба); оповещаем (сообщаем); надлежит (следует; коль скоро (когда, если); не преминуть (не забыть); подобает (следует); сугубо (усиленно) и т.п.

Перейти на страницу: 1 2 3

Дополнительно

Колониальная организация и межклеточная коммуникация у микроорганизмов
Обзор посвящен современным концепциям и данным, свидетельствующим о целостном характере микробных популяций (колоний, био-плёнок и др.) как своеобразных "суперорганизмов". При этом особое внимание уделяется таким явлением как апоптоз, бактериальный альтруизм, эффект кворума, коллективная ...

Исследование способов повышения эффективности работы гусеничного движителя
Магистерская диссертация выполнена на 78 страницах машинописного текста и включает 12 рисунков, 2 таблицы и список литературы из 27 наименований. Ключевые слова: эффективность, принцип работы, гусеничный движитель, ведущая звездочка, навесоспособность, плавность хода, почвосбережение, внутренне ...

Меню сайта