Построение формуляра - образца организационно-распорядительных документов

Важная задача, связанная с совершенствованием управления, - упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформ­ления. Её решению в значительной степени способствует создание стандартов унифицированной системы организационно-распорядитель­ной документации - ГОСТ 6.33 - 72 и ГОСТ 6.39 - 72. Они представ­ляют собой свод единых научно обоснованных правил подготовки и оформления документов. Внедрение этих стандартов создаёт необхо­димые предпосылки для более полной унификации документов, что, в свою очередь, позволит их обрабатывать в автоматизированных системах управления.

Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составле­ния документов, а также машинописного оформления отдельных рекви­зитов. Длительной время организационно-распорядительная докумен­тация развивалась стихийно, что привело к возникновению множества видов и разновидностей служебных документов, различных способов оформления отдельных реквизитов.

ГОСТ 6.39 - 72 распространяется на организационно-распорядительную документацию, применяемую при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности центральных и местных органов госу­дарственного управления РФ, а также подведомственных им предприятий, организаций и учреждений, и устанавливает общие требования к её оформлению, устанавливает порядок расположения и границы реквизитов в формуляре - образце требования к бланкам документов.

Формуляр - образец документа - это модель унифицированной формы документа.

В формуляре - образце четко определены площади для размеще­ния различных реквизитов документа, как постоянных, так и пере­менных, установлена длина реквизитов на рабочем поле, а также в служебном поле документа.

Постоянный реквизит - это реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа

Переменный реквизит - это реквизит документа, наносимый при составлении документа.

Под длиной реквизита понимается число знаков необходимое для записи его на документе.

Площадь унифицированной формы документа или бланка, предна­значенная для заполнения реквизитами, является рабочим полем до­кумента, а площадь, предназначенная для закрепления документа в технических средствах хранения, для нанесения специальных изобра­жений, является служебным полем документа.

ГОСТ 6.39 - 72 устанавливает два формата бумаги для создания документов - А4 (210 X 297 мм) и А5 (147 Х 210 мм) по ГОСТ 9327 -60 "Бумага. Потребительские форматы". Для каждого формата устана­вливаются два варианта расположения реквизитов - угловое и продольное.

Стандарт устанавливает следующие размеры полей формуляра-образца: левое - 35 мм, правое - 8 мм, верхнее - 20, нужнее на листе формата А4 - не менее 19, а на Формате А5 - не менее 16 мм. Левое поле предназначено для подшивки документов, правое - резерв бумаги для износа (с целью сохранности текста), нижнее поле для служебных отметок о поступлении или исполнении документа, перено­се данных с него на машинный носитель. При печатании документа на обороте листа (на обеих сторонах листа разрешается печатать доку­менты со сроком хранения до трёх лет) нужно, чтобы размер левого поля был 8 мм, правого - 35 мм, а нижнее и верхнее поля оставались без изменения.

Перейти на страницу: 1 2

Дополнительно

Разработка сенсора на поверхностно-акустических волнах
В условиях современности проблема контроля за состоянием окружающей среды выходит на все более ведущее место. Контроль этот осуществляется как стационарными приборами, так и портативными. К стационарным приборам можно отнести инфракрасные спектрометры, газовые хроматографы, массовые спектрометры и ...

Использование роботов на промышленных предприятиях
Рассмотрим конкретные задачи , которые роботы решают в настоящее время на промышленных предприятиях. Их можно разделить на три основных категории : - манипуляции заготовками и изделиями - обработка с помощью ...

Меню сайта